对会议开得好,能大大提高工作效率。可惜的是,许多人不会开会,把会议开得低效甚至浪费时间。为提高大家开会技巧,我们来好好聊聊“会功”。
星哥主要从两方面提建议。第一,职场常见六种会议模式和开法。第二,开会三忌及常用会议前、中、后功能。
首先聊聊六种会议模式。主管会是公司核心会,通常公司高层开全体或部门会前先开。它一周至少三次,遵守“日出原则”,比如上班九点,八点半就开。参与者基本高层,流程选择性。关键词是“问题、方案、支持、配合”。针对问题提方案和支持,确认后协作配合,这样效率高。
部门会是大家上班后开,两个主旨:传递主管会精髓,私下解决特殊对象问题。前者把主管会关于部门配合做事清楚,后者面对新制度个体可能抵触,个性问题单独解决,有利整体效率。
事实会常在业绩导向公司部门,搞运动激励大家,保证动力、精力和能力。它有三部曲:老大出场、政委强调、中层表态。老大感谢过去总结未来,政委解释运动意义让人有使命感,中层表态之前团结中层,会上带队鼓劲表态决心。
表彰会针对阶段总结表彰优秀典型,许多人做出功劳希望被认可记住。它要隆重,选讲究场地,音乐也隆重,被表彰上台音乐、鲜花、美酒、掌声、全体起立等代表足够尊重。请高级领导或局外人表彰,提高表彰和获奖人满足感荣耀感。通过放大典型带动整体士气,让所有人想站在舞台接受荣耀,给优秀人才足够尊重和光环。
很多人看了表彰典型,也想成为他们,因为目睹优秀人才获得最大荣耀。如果自己未来能跟他们比肩,甚至超越,也能得到同等或更大荣耀,这就是放大典型的作用。
放大典型也在放大希望。当然,放大希望还有另一层意思,就是在表彰会上提前宣布下一步安排和表彰计划,比如借助表彰会公布下一阶段目标,针对有难度目标,完成甚至超额完成任务会有什么额外奖励,会有什么中奖机会,把这些希望之事提前摆到会场上。
接下来那段时间,大家就可以疯狂工作了,因为有目标和动力。这就是表彰会的三个方面:隆重请老大或更高层出席、放大典型、放大希望。
整风会是公司出现思想动摇,遇外部干扰等情况,感觉思想建设落后,必须进行。它主要整理思想和心灵,让心回到正道。
要注意三点:第一,选择隔离场地,减少干扰。公司场地严肃,不利放松沟通。避暑山庄、寺庙道观或农家院比较好。
第二,要放松生活化,真诚沟通。只有大家敞开心扉,才有效果。一起烧烤、做饭、玩游戏等,带头人要以身作则,大家才会放松跟进。
带头人要真诚放松生活化,大家才会跟进。带头人当场通过仪式或新规明确解决方案。像三结义般仪式,或体现忠诚信义的公开约定,作道德约束,整风才有始有终。
回顾整风会三点:第一,选择隔离场地,减少干扰。第二,要放松生活化,真诚沟通。第三,带头人通过仪式或新规明确解决方案。
第六个是剥皮会。公司重大失误,主要领导要负主要责任。要赢人心,主要领导放下身段,开剥皮会。像史玉柱,盖巨人大厦问题致资金断裂,一夜回到解放前,中国首个亿万富翁,负债最多,但后来团结人心,因为失败后团结核心开剥皮会。
开剥皮会要做三点:第一,只说谢谢。第二,只做记录。第三,自我反省。剥皮会让大家提问题和批评,召集人只说谢谢和记录,回头自我反省。史玉柱因此通透看待过错,赢更多人跟随,少走弯路,成传奇企业家,虽摔倒但后创更多传奇。
会议模式开法介绍完,聊三忌和三种会。三忌是:会而不议,议而不决,决而不行。
会而不议是召集开会但无讨论,不如直接开个语音会。会议要有意义,不能只会不议。
议而不决是开会有意但难成决议,浪费时间。叽叽喳喳,你一嘴我一嘴,不成决议,极无效率。
决而不行是会议决议形成但后期无监督管理,不了了之,开不彻底。开会不只会前和会中,还要会后效果。决而不行影响会后执行,违开会初衷。开会初衷不是为开会,而为执行决议解决问题。
行动会给你新的信息，等待只会给你新的焦虑。